I dit professionelle liv er e-mail sandsynligvis et af de vigtigste kommunikationsmidler. Du gør det dagligt, og hvis du er ligesom mig, drukner du i det.

Selvfølgelig kan du dedikere en bestemt time eller to om dagen specifikt til at styre din e-mail. Men hvis du bruger 10 minutter eller længere på hvert svar, overtager e-mail snart din hele dag - og at slå Gmail-underretninger fra kommer ikke til at redde dig.

Derfor er det vigtigt at lære at skrive professionelle e-mails, der får svar OG ikke tager længere tid end et par minutter at skrive. Heldigvis behøver du i dag ikke være en stor forfatter eller en produktivitetsguru for at opnå det. Det handler om at finde den rigtige strategi og et sæt værktøjer, der følger med den.

Konfigurer e-mail-skabeloner (konserverede svar)

Oprettelse af e-mail-skabeloner er en fantastisk måde at spare tid på for dem, der ofte får de samme spørgsmål eller kommentarer via e-mail. Tag en dag på at opsætte konserverede svar, og du behøver ikke længere at skrive de samme svar ti gange om dagen. Både Gmail og Outlook har denne funktion, som hjælper dig med at spare tid og automatisere din e-mail gratis.

Sådan konfigureres professionelle e-mail-skabeloner i Gmail med bare et par klik:

  • Når du er logget ind på din konto, skal du klikke på tandhjulsikonet og vælge Indstillinger. Gå derefter til Avanceret og klik på Aktiver ud for indstillingen Skabeloner. Rul ned til bunden af ​​siden for at gemme ændringerne.
  • Nu kan du begynde at arbejde på dine egne e-mail-skabeloner. Skriv teksten, du vil gemme, i en ny e-mail. Klik derefter på tre lodrette prikker nederst til højre og vælg Skabeloner for at gemme dit udkast som skabelon.

Du kan oprette skabeloner til svar, der indeholder lange afsnit samt hurtige svar på 2-3 sætninger. Du vil blive overrasket over hvor lang tid disse sparer dig i fremtiden.

Netværks-e-mails

I tilfælde af at dit problem ikke bruger e-mail-skabelonerne, men oprette dem, skal du give netværks-e-mails et skud. Det er et webværktøj med snesevis af e-mail-skabeloner, der kan hjælpe dig med at udvide dit professionelle netværk.

Oprettet af Resume Worded, Netværks-e-mails er en stor ressource til optimering af din kommunikation. Nogle eksempler på skabeloner, de tilbyder, inkluderer kold / varm introduktion, opfølgning med en ikke-responder og endda at skrive taknoter.

Hver skabelon leveres også med nyttige tip og forslag, der kan forbedre din kommunikation med modtageren yderligere.

Du kan bruge søgeknappen eller gennemse listen for at finde den rigtige e-mail. Så er det eneste, der er tilbage at gøre, at kopiere og indsætte det i din meddelelsesboks og ændre et par detaljer.

Word Counter Plus

Hvis du er en person, der skriver mere end 10 e-mails om dagen, er det vigtigt at holde nogle af dem korte og søde. Så hvis du ofte ender med e-mails, der er alt for lange, kan du overveje at bruge et ordtællerværktøj til at stoppe dig selv. En Chrome-udvidelse Word Counter Plus kan gøre jobbet for dig.

Fremhæv teksten i din e-mail og få antallet af ord og tegn, du brugte med et enkelt klik. Derefter kan du fortsætte med enten at fortsætte med at skrive din e-mail eller pakke den op, inden den bliver en to-parter.

DraftMap

Du kan finde mange gode værktøjer, der kan hjælpe dig med at skrive bedre og dermed skære ned på den tid, du bruger korrekturlæsning og omskrivning af dine e-mails. DraftMap er en af ​​dem. Tænk grammatisk eller Hemingway, plus det kontrollerer også for unødvendig gentagelse af ord og hjælper dig med at holde dig til en skrivestil.

Denne Chrome-udvidelse giver dig realtidsforslag til din skrivning, der er farvekodet. Det hjælper dig med at undgå at bruge passiv stemme, skrivefejl, klichéer samt råd om din e-mail's læsbarhed. Alle forslag er baseret på Ernest Hemingways skriftlige regler. DraftMap er især praktisk, da alle processer sker lige i din e-mail-sammensætningsboks.

Bare rolig, hvis du stadig har fremhævede ord, når du er færdig med at redigere din e-mail. Modtageren kan ikke se farverne, forslagene er kun synlige for dig.

Din e-mail kunne være bedre

Din e-mail kunne være bedre er et online værktøj, der er designet til at reducere den tid, du bruger på at administrere e-mails ved at uddanne alle til den bedste e-mail-praksis.

Når du komponerer en professionel e-mail, følger du visse regler. Som at sikre, at din besked har en klar emnelinje eller udelater unødvendige vedhæftede filer. Du vil blive overrasket over, hvor ofte folk bryder disse regler, hvilket i sidste ende resulterer i, at begge parter bruger mere tid og kræfter.

Din e-mail kunne være bedre har en liste med 10 almindelige fejl. Hvert af punkterne har en forklaring og eksempler på, hvordan du forbedrer din e-mail. Dette kan være praktisk, hvis du gerne vil fortælle dine kolleger om disse regler, men ikke ved, hvordan du gør det. Du kan enten bruge dine egne ord eller sende dem et link til din e-mail kunne være bedre for at illustrere dit punkt.

Vi ønsker alle, at vores e-mail blev helt automatiseret og ikke krævede nogen opmærksomhed overhovedet. Selvom det ikke er nøjagtigt muligt i dag, hjælper hver eneste lille. Uanset om det er at skære ned på din e-mail længde eller timing selv når du skriver, når du først har fastlagt nogle regler, vil du bemærke dine første forbedringer.

Hvis du bare ikke kan stoppe med at skrive lang tidskrævende e-mails, er det måske tid til at opgive e-mail helt. Prøv at bruge din Customer Relationship Manager (CRM) eller Slack til i stedet at udveksle beskeder med dine kolleger. Hvis intet andet, hjælper det dig med at bruge mindre tid på e-mail.