Leder du efter en måde at spore ændringer foretaget på et Excel-regneark? Der er mange tilfælde, hvor du er nødt til at distribuere en fil til flere personer og holde styr på, hvilke ændringer der blev foretaget. Du ønsker måske at spore, hvornår ændringen blev foretaget, hvem der foretog ændringen, hvilken celle ændringen skete i, og hvilke data der blev ændret.

Excel har indbyggede sporingsfunktioner, der kan håndtere alle ovenstående sager. Du kan nemt gennemgå alle ændringerne direkte på regnearket, og du kan også acceptere eller afvise hver ændring. Der er et par punkter at huske på sporingsfunktionerne i Excel:

1. Aktivering af sporing betyder ikke, at du kan vende regnearket tilbage i tiden til en tidligere tilstand ved at fortryde ændringerne. Det er dybest set en logfil, der registrerer alt, og det er det. Du kan manuelt gå og se, hvilke data der blev slettet eller tilføjet, men du skal selv foretage ændringerne i regnearket.

2. At aktivere sporing betyder ikke, at hver eneste ændring, du foretager, vil blive optaget. Alle data, der er gemt i en celle, spores, men andre ændringer som formatering er ikke. Andre ændringer, der ikke spores, inkluderer skjul / fjerner rækker og kolonner, kommentarer og celleværdier, der skifter til grund af en beregning af formlen igen.

3. Ændringshistorik opbevares kun i 30 dage som standard. Hvis du foretager ændringer i et Excel-regneark og derefter åbner projektmappen igen 45 dage senere, kan du se ændringshistorikken i alle 45 dage, indtil du lukker projektmappen. Når du lukker den, vil enhver ændringshistorik, der er ældre end 30 dage, forsvinde. Det betyder, at næste gang du åbner den, vil du ikke kunne se den ændring, du havde foretaget 45 dage tidligere.

4. Hver gang din tænd for sporing bliver arbejdsbogen til en delt arbejdsbog. Dette betyder, at flere brugere foretager ændringer i dokumentet.

Nu hvor du kender nogle grundlæggende oplysninger om, hvordan sporing fungerer i Excel, lad os tale om, hvordan du aktiverer det, ændrer indstillinger og holder styr på ændringer!

Aktiverer sporing

Lad os gå foran og tænde på sporing først. Åbn Excel, og klik på fanen Gennemgang på båndet. Længst til højre skal du se en indstilling kaldet Spor ændringer under afsnittet Ændringer.

gennemgå sporændringer

Klik på knappen, og vælg Fremhæv ændringer. Du får en dialogboks, hvor du nu skal markere indstillingen “Spor ændringer under redigering. Dette deler også din projektmappe ”.

tænd for sporing

Du har flere muligheder her, herunder hvornår, hvem og hvor. For When, All betyder, at enhver ændring vil blive fremhævet. Du har også muligheden for at fremhæve ændringer fra sidste gang du gemte dokumentet, siden en bestemt dato eller ændringer, der endnu ikke er gennemgået.

Hvis du markerer Hvem, kan du vælge at spore ændringer foretaget af nogen eller ændringer foretaget af alle undtagen dig. Valgmuligheden Hvor kan du kun spore ændringer for en bestemt del af regnearket. Klik bare på knappen til højre og vælg det område af celler, du vil holde styr på.

Endelig kan du fjerne markeringen af ​​indstillingen Fremhæv ændringer på skærmen, hvis du ikke vil have andre til at vide, at du sporer ændringer. Når du først har startet sporing, og denne indstilling er valgt, vil enhver ændret celle som standard vise en lille pil øverst til venstre for at indikere, at den blev ændret.

excel ændringer

Hvis du klikker på en ændret celle (med Fremhæv ændringer på skærmen tændt), får du et lille popup-vindue, der viser, hvad værdien blev ændret fra og ændret til og på hvilket tidspunkt. Hvis du fravælger indstillingen Fremhæv ændringer på skærmen, vises den lille sorte trekant ikke.

spore ændringer i Excel

Så hvad du f.eks. Kan gøre, er at skjule ændringerne på skærmen ved ikke at markere afkrydsningsfeltet, sende din fil til alle, der skal foretage ændringer i den, og når du får den tilbage, skal du bare gå til Spor ændringer og kontrollere igen kassen.

Konfigurer sporing

Det næste trin er at se på indstillingerne for sporing og justere dem til dine behov. For at gøre dette skal du klikke på knappen Del arbejdsbog, der er direkte til venstre for knappen Sporændringer. Klik på fanen Avanceret, når dialogboksen Del arbejdsbog dukker op.

del arbejdsbog indstillinger

Her kan du ændre antallet af dage til opbevaring af ændringshistorik til noget andet end 30 dage. Som standard opdateres ændringer, når filen gemmes, men du kan gøre den, så den automatisk udføres hvert par minutter. Til sidst kan du vælge, hvordan du vil håndtere konflikter: enten ved at blive spurgt eller blot lade den sidste ændring, når du gemmer filen vinde.

Visning af ændringer

Når du har aktiveret sporing og foretaget et par ændringer, kan du klikke på knappen Sporændringer igen, klikke på Fremhæv ændringer og du vil bemærke, at listen ændringer i et nyt ark felt ikke længere er nedtonet.

listen ændrer nyt ark

Kontroller det, og klik på OK. Et nyt regneark kaldet Historie tilføjes, som giver dig mulighed for at se alle de ændringer, der er foretaget i den projektmappe.

ændre historie excel

På et tidspunkt skal du enten godkende eller afvise ændringerne. Du kan gennemgå alle ændringerne og derefter vælge og vælge, hvilke du vil beholde eller kassere.

Klik blot på Spor ændringer igen og vælg Accepter / afvis ændringer. Vælg indstillingerne for at vælge de ændringer, du vil acceptere eller afvise. Hvis du vil gennemgå alle ændringer, skal du bare forlade Når du er markeret, og sørg for, at den er indstillet til Ikke bedømt.

Klik på OK, og Excel begynder at vise dig hver ændring, der er foretaget, og giver dig muligheden for at acceptere eller afvise. Du kan også acceptere alle eller afvise alle ændringer, hvis du vil.

accepter afvis ændringer

Hvis du afviser en ændring, vender den straks tilbage til, hvad der oprindeligt var i den celle. Det er værd at bemærke, at hvis en anden celle refererer til indholdet af den afviste celle, så ændres denne værdi også, når den refererede celleværdi vender tilbage. Dette kan medføre, at formler går i stykker osv., Så vær forsigtig.

Det er det! Nu kan du nemt spore eventuelle ændringer, der er foretaget på dit Excel-regneark ved hjælp af denne indbyggede funktion. Hvis du har spørgsmål, skal du skrive en kommentar. God fornøjelse!